Dématérialiser ses documents : pourquoi ?

C’est une démarche grandement préconisée à l’ère de la Big data et du numérique. La dématérialisation des documents surtout chez les entreprises constitue une solution d’une part et ouvre à des problématiques d’autre part. Quel est son intérêt actuel et comment ça fonctionne ?

Enjeux de la dématérialisation des documents

On parle principalement de numérisation des processus documentaires comme la facturation, les services de paiement, l’édition de contrats, ainsi de suite. Il s’agit aussi d’archiver les documents physiques existants sous forme numérisée. La dématérialisation des documents est un procédé aujourd’hui arrivé à maturité, grâce au développement de dispositifs de haute technologie permettant de procéder à une digitalisation rapide et efficace. C’est une solution qui donne lieu à la diminution ou la disparition progressive des paperasses, la dématérialisation des transactions et de certains processus métier, un large accès à la Big data… On assiste à une transformation globale des méthodes de travail.

La dématérialisation implique aussi quelques questions du point de vue de moyens techniques, du matériel, des compétences à mobiliser… Certaines entreprises doivent traiter des volumes conséquents de documents, sans toujours avoir les moyens adaptés pour ce faire. Cette activité nécessite en effet un véritable système de gestion de documents : du matériel électronique et informatique aux logiciels divers (analyse et sélection de données, contrôle, numérisation…). Il faut aussi penser à la sécurité des données, un enjeu auquel tous les secteurs professionnels doivent répondre.

Dématérialisation des documents : avantages

De manière générale, la dématérialisation des documents allège une large part des activités des entreprises notamment. Elle permet de réduire les coûts liés aux traitements des documents en papiers : matériels d’impression, prix des envois postaux, ainsi de suite. La dématérialisation permet aussi de fluidifier la gestion des documents et donc d’améliorer la productivité. En rendant les documents numériques largement accessibles aux personnes autorisées, on favorise et optimise la collaboration entre les équipes.

La digitalisation des documents donne également lieu à une classification optimale des informations pour faciliter les recherches et leur exploitation… En dehors des avantages techniques de la dématérialisation et de l’économie procurée en termes de dépenses en papiers, l’utilisation d’un tel process constitue aussi un sérieux élan dans la préservation de l’environnement.

Dématérialisation des documents : comment ça se passe ?

La numérisation documentaire se fait de manière réfléchie, à l’issue d’une sélection rigoureuse des documents ou des processus documentaires à dématérialiser. Il va donc falloir mobilier chaque équipe rattachée à un segment particulier, et inclure chacune dans le processus de délimitation de la dématérialisation des documents. Cela oblige à répertorier les éléments selon leur nature, leurs contenus, leur importance, entre autres critères. Deux types de travaux sont mis en œuvre :

• la numérisation des documents physiques par le biais d’un scan ou par la saisie : la réplique du document peut être modifiée grâce à des logiciels spécifiques
• la production de documents numériques par le biais d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Elle concerne surtout les processus documentaires.

Il faut également passer par un processus d’archivage qui inclut aussi bien des techniques spécifiques qu’une approche stratégique pour la protection des données.